Estimada comunidad.
Para nosotros es un placer iniciar este ciclo como empresa administradora de la Comunidad Edificio Plaza Membrillar. Será un camino largo plagado de desafíos, en el que nos comprometemos a ofrecer un servicio de calidad, transparente y siempre enfocado en la mejora continua.
En consecuencia, a continuación presentamos los primeros pasos para una correcta implementación de los sistemas de comunicación e información comunitarios:
1. Presentación de portal comunitario:
Se ha dispuesto de un portal comunitario en el cual transparentaremos cada gestión llevada a cabo en el condominio. A él se accede únicamente desde un navegador web (Chrome, Firefox, Edge, etc.) digitando www.plazamembrillar.alenso.cl. ¡Y SI! ¡Precisamente mediante este mismo portal estamos publicando esta circular!
Inicialmente el portal cuenta con secciones para realizar trámites online e informaciones a nivel de comunicados, reportes, bitácoras de mantenimiento, reportes de gestión mensual, de asambleas y un apartado para reglamento y normas comunitarias. Estas secciones se irán llenando de información y adaptando a la realidad del condominio con el correr del tiempo. En virtud de aquello, las secciones que aún no tienen información se marcarán como EN CONSTRUCCIÓN.
2. Registro de Copropietarios y Residentes:
Es indispensable que contemos con el registro de TODOS los residentes de la comunidad. La Ley 21.442, de copropiedad inmobiliaria, indica que debe existir un REGISTRO DE COPROPIETARIOS, el cual se debe extender a todo residente. En función de esto se habilitó el REGISTRO DE COPROPIETARIOS Y RESIDENTES en la sección TRÁMITES del presente portal.
3. Implementación de EDIPRO:
EDIPRO es una plataforma que tiene la finalidad de facilitar la gestión de la comunidad a nivel de gastos comunes, portería, recursos humanos y contabilidad. Es, precisamente, la plataforma por la cual se publicó la última colilla de gastos comunes. Con el Registro de Copropietarios y Residentes completado de manera individual por cada residente generaremos los registros en EDIPRO, los cuales servirán para publicar de manera masiva y personalizada los gastos comunes, notificaciones de visitas y encomiendas y la publicación de los distintos comunicados que enlacen a este portal.
EDIPRO contiene una app exclusiva para teléfonos móviles, la cual está disponible para dispositivos Android e iOS, la cual es de uso opcional, por lo que si no desea credenciales en EDIPRO (lo define en la sección TRÁMITES), puede tener la tranquilidad de que la información le llegará oportunamente a su correo electrónico.
APUNTAMOS AL CUIDADO DEL PLANETA, por lo que el uso del papel estará en retirada y sujeto a casos puntuales, en los que se dificulte el acceso a herramientas digitales, y será bajo suscripción. Se informará oportunamente en cuanto los registros de copropietarios y residentes estén completos.
4. Generación de CARPETA CERO:
Con el objetivo de definir el punto de partida del presente ciclo administrativo, se generará un reporte llamado CARPETA CERO, el que consistirá en un estudio técnico y financiero del estado del condominio en el momento del inicio de nuestras funciones como administradores de la comunidad. Este reporte incluirá el estado del condominio a nivel de mantenimiento, certificaciones, morosidades, deuda externa y recursos humanos, entre otros. Como todo reporte, será subido a este portal para la revisión de la comunidad completa.
5. Primera sesión informativa presencial:
Una vez realizada la CARPETA CERO se citará a reunión comunitaria con el objetivo de informar acerca del estado del condominio y realizar la toma de decisiones, si corresponde, de diversos temas que podrían requerir la decisión de la comunidad. Con esta reunión se dará por finalizado el proceso de montaje de sistemas y de presentación formal de ALENSO INGENIERÍA SPA como empresa administradora de vuestra comunidad.
Para el correcto funcionamiento de la comunidad, reiteramos la obligación legal de mantener los registros de copropietarios y residentes actualizada, por lo que solicitamos dirigirse a la sección TRÁMITES del presente portal a realizar la inscripción de todo residente de la comunidad. Esto será de vital importancia para el envío de informaciones, citaciones, rendiciones de cuentas y envío de colillas de gastos comunes.
Esperamos que este ciclo les brinde confianza y satisfacción al recibir un servicio enfocado en la transparencia y la mejora continua. Desde nuestro equipo de trabajo estaremos enfocados al cien por ciento en que la Comunidad Edificio Plaza Membrillar llegue a estándares avanzados y sea un lugar aún más grato para vivir de lo que ya es.
Saludos cordiales.
ALEJANDRO SOTO MEDINA - Administrador
Ingeniero Industrial especialista en administración de comunidades. Certificado por la Pontificia Universidad Católica de Chile en administración de edificios y condominios bajo la Ley 21.442, de copropiedad inmobiliaria, e inscrito en el Registro Nacional de Administradores del MINVU.